Inventa merupakan aplikasi manajemen aset yang berfungsi untuk mendata aset atau inventaris beserta riwayat penggunaannya. Dari hasil pencatatan ini, aplikasi dapat menghasilkan QR-Code untuk dilekatkan pada fisik aset. Inventa juga menyediakan beberapa fitur lain untuk menunjang pengelolaan aset, seperti riwayat, menghitung penyusutan, dan download Kartu Aset.

Aplikasi ini berbasis cloud, sehingga bisa diakses kapan pun dan dari mana pun lewat browser laptop. Data inventaris juga tetap aman walau komputer yang digunakan rusak atau hilang. Sistem cloud ini juga memungkinkan pengguna bisa berbagi data dengan tim secara online. Pengawasan dan pendataaan aset / inventaris pun bisa dilakukan dari mana saja.

---

Kartu Aset dan Multi-Kategori

Setiap Aset bisa disertai data yang cukup detil, dari tanggal pembelian, toko penjual, kode produksi, merk, hingga umurnya. Data-data ini tentunya akan tersimpan dalam cloud-server sehingga dapat diakses dari mana saja, jika diperlukan pengguna juga dapat mengunduh lembar Kartu Aset yang bisa digunakan sebagai berita acara dan arsip fisik dari inventaris tersebut. Setiap item inventaris dapat dibagi dalam dua tingkat kategori, yaitu kategori utama dan sub kategori, sehingga setiap inventaris dapat digolong-golongkan untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasannya. Pengguna juga dapat mengetahui apa dan berapa jumlah inventaris yang ada di dalam setiap kategori tersebut.

QR Code dan Kode Sistem

Salah satu keunggulan Inventa adalah aplikasi ini akan menghasilkan QRcode dan Kode Sistem pada setiap aset yang tercatat. Kode elektronik ini bisa dicetak ke kertas stiker lewat fasilitas print QR-Code yang ada di dalam aplikasi lalu ditempelkan pada fisik aset atau inventaris. Saat di-scan menggunakan smartphone, kode ini akan memunculkan data kepemilikan, merk, tanggal pembelian, atau info apa saja yang bisa Anda atur. Hal ini sangat berguna untuk menandai bahwa aset tersebut adalah milik perusahaan / organisasi. QR Code ini juga bisa difungsikan sebagai sarana identifikasi dan keamanan fisik aset.

Foto dan Lampiran

Selain teks, setiap data aset juga bisa dilengkapi foto untuk mempermudah identifikasinya. Foto ini berguna untuk membedakan sebuah aset dengan aset lain yang kadang tercampur aduk di lapangan. Foto ini juga bisa menjadi bukti atas kepemilikan aset tersebut. Selain foto, pengguna juga bisa memanfaatkan Inventa sebagai sarana penyimpan dokumen yang berhubungan dengan aset. Jika aset memiliki berkas-berkas elektronik, seperti sertifikat, invoice, nota, surat perjanjian, dan sebagainya, Anda tinggal mengunggahnya sebagai lampiran. Berkas-berkas ini tidak akan hilang karena tersimpan secara online dan Anda tidak perlu kebingungan lagi mencari arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Riwayat Aset

Salah satu keunggulan Inventa adalah setiap aset atau inventaris kantor bisa dicatat riwayatnya. Yang dimaksud “riwayat” adalah sejarah aset tersebut dari saat baru dibeli hingga nanti saat dinonaktifkan. Riwayat ini bisa berupa pemegang aset atau penanggungjawab, perpindahan lokasi atau ruangan, dan perubahan kondisi. Data-data ini akan sangat berguna untuk melacak keberadaan aset jika suatu saat aset tersebut hilang atau berpindah tangan. Aplikasi ini juga menyediakan fitur untuk mencatat jika suatu saat aset dinonaktifkan, misalnya saat ada aset yang dijual, dibuang, atau dihibahkan.

Keuangan

Selain riwayat penanggung jawab dan perubahan lokasi, Inventa juga bisa menyimpan data pemasukan dan pengeluaran aset, misalnya pajak, biaya servis, penggantian suku cadang, perawatan, dan sebagainya. Sehingga, pengguna bisa mengetahui berapa total biaya yang sudah dikeluarkan saat memiliki aset. Jika aset ini disewakan, pengguna juga bisa mencatat berapa pendapatan yang sudah dihasilkan oleh aset tersebut. Dari catatan keuangan ini, pengguna bisa menilai manfaat ekonomi, menghindari pemborosan, hingga sebagai bahan evaluasi untuk pengambilan keputusan apakah aset tersebut layak dipertahankan. Fitur ini sangat berguna untuk mengetahui pembiayaan aset yang sering tidak terduga dan juga untuk membandingkan antara manfaat dan effort yang harus dikeluarkan saat memiliki aset tersebut.

Agenda, Jurnal, dan Kalender Aset

Setiap aset yang digunakan untuk bekerja biasanya membutuhkan perawatan secara berkala. Maka Inventa menyediakan fitur Agenda yang berfungsi sebagai pencatat jadwal aset, misalnya jadwal servis, jadwal penggantian spare-part, hingga jadwal pajak. Agenda aktivitas aset ini bisa dibuat secara berkala, misalnya mingguan, bulanan, tahunan, atau pada tanggal tertentu saja. Sebagai pengingat, Inventa juga menyediakan fitur Kalender Aset untuk memastikan Anda tidak lupa dengan jadwal-jadwal tersebut. Fitur Jurnal juga kami sertakan. Jurnal adalah semacam buku harian aset yang berfungsi untuk mencatat berbagai kejadian yang menimpa aset lengkap dengan tanggalnya, misalnya saat terjadi kecelakaan, kerusakan, kehilangan, dan sebagainya.

Penyusutan

Hingga saat ini, menghitung penyusutan masih sering menjadi masalah, apalagi saat tidak ada pencatatan aset yang valid dan bisa diandalkan. Selain sebagai penyimpan data, Inventa juga menyajikan data nilai aset secara lengkap, dari harga pembelian, umur aset, penyusutan, hingga nilai aset sesudah disusutkan. Data ini sudah terhitung secara otomatis dan pengguna tinggal menyalinnya. Data nilai aset bisa dilihat secara menyeluruh maupun secara individu per aset, Inventa juga akan menyajikannya dalam bentuk grafik sebagai dashbord atas harta aset pengguna. Nilai aset dan angka penyusutan ini juga bisa difungsikan untuk menghitung kekayaan maupun saat pelaporan pajak.

Master Data

Setiap sub-data dari setiap aset, seperti kategori, penanggung jawab, lokasi, merk, dan sebagainya akan otomatis digolong-golongkan oleh sistem. Sehingga, pada bagian menu “Data” dapat diketahui berapa, apa, jumlah, hingga nilai aset di dalam setiap sub-data tersebut. Hal ini tentunya akan memudahkan pengguna, misalnya mengetahui aset apa saja yang saat ini berada di bawah tanggung jawab seseorang, atau aset apa saja yang saat ini ada di lokasi tertentu. Fungsi ini akan sangat memudahkan pengguna jika harus melacak keberadaan aset atau meminta pertanggungjawaban saat ada aset yang tidak digunakan sebagaimana mestinya.